Politique de Confidentialité

Introduction

Depuis toujours, en tant que sous-traitant de cabinets médicaux pour la gestion de rendez-vous, nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité des données que nous traitons. Dès à présent, Mikrono se conforme aux exigences du Règlement Général de la Protection des Données. loi du 25 mai 2018 plus connu sous le nom de RGPD.

La présente Politique de Confidentialité explique ce que nous faisons de vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des rendez-vous des cabinets et dans le but de faciliter la communication entre les cabinets, les praticiens et leurs patients.

Elle décrit la manière dont nous collectons, utilisons et traitons les données à caractère personnel, et comment, ce faisant, nous respectons nos obligations légales à votre égard. Nous accordons de l’importance au respect de votre vie privée et nous nous engageons à protéger et à préserver vos droits relatifs à la confidentialité des données. Les données ne seront en aucun cas communiquées ni vendues à des tiers et ne seront utilisées que dans le cadre de notre mission d'agenda en ligne et d'outil de gestion de cabinet.

La présente Politique de Confidentialité s’applique aux données à caractère personnel des patients et de leurs personnes de contacts, clients, fournisseurs et prospects.

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de Confidentialité. Nous vous recommandons donc de visiter cette page régulièrement pour en consulter la version à jour.

En cas de désaccord sur certains aspects de notre Politique de Confidentialité, vous pouvez disposer de droits légaux et nous les avons indiqués quand cela s’avère nécessaire.

Données relatives aux patients

Afin de permettre aux cabinets de gérer les rendez-vous de leurs patients, nous avons la nécessité de stocker des données à caractère personnel permettant d’identifier les patients, de les contacter et de faciliter le traitement de leurs demandes. Dans le cas de l’inscription d’un patient en ligne, nous procédons également à la collecte de ces informations pour le compte d’un cabinet/praticien.

Types de données

  • Données d’identification: Nom, prénom, date de naissance, sexe, langue, lieu de naissance, adresse, éventuellement numéro de sécurité sociale.
  • Données complémentaires avec le patient:
    • commentaires, ...
    • les praticiens ont la possibilité d’ajouter des champs nécessaires à leur pratique aux fiches des patients. Ils sont bien évidemment tenus de respecter les normes du RGDP en vigueur et donc de ne collecter que des données strictement nécessaire à leur activité.
  • Données de contact:
    • email, gsm, numéro de téléphone
    • personne de contact (par exemple pour les parents d’un enfant) ainsi que ses email, gsm, numéro de téléphone et le type de lien qui les lient
  • Données de gestion de cabinet: rendez-vous, présence au rendez-vous, messages envoyés, accusés de réception, questions, historique de connexion,…

Canaux de collection des données à caractère personnel des patients

Les données de patients nous sont communiquées par différents canaux:

  • par un praticien ou un de ses collaborateurs. Ceci englobe l’importation et la synchronisation de données provenant de solutions externes (logiciel médical, fichier excel,...) à la demande d’un praticien.
  • par le patient
  • par un tiers (lorsque quelqu’un prend rendez-vous pour quelqu’un d’autre en ligne).

Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables des données introduites dans notre système par ces différentes parties. Cependant, nous fournissons les moyens nécessaires aux patients de faire valoir leurs droits sur leurs données. (Vous trouverez la liste de vos droits ci-dessous). Pour cela, les patients doivent faire leur demande directement en ligne s’ils disposent de ce type d’accès ou en contactant leur cabinet par téléphone ou par email. En cas de problème à ce niveau, ils peuvent nous contacter via l’adresse email info@mikrono.com.

Utilisation des données

Les données sont exclusivement utilisées dans le cadre de notre mission d’agenda en ligne.

Mikrono les utilisent de manière automatique en fonction des réglages définis par les cabinets et leurs praticiens.
Les données de contact servent à envoyer aux patients des notifications par email ou sms afin de leur confirmer,rappeler,... leurs rendez-vous ou de les informer de toute modification (déplacement, annulation,…). Ces messages servent à réduire tout risque de malentendu entre les praticiens et leurs patients. Des messages peuvent également être envoyés dans d’autres circonstances mais toujours dans le cadre de notre mission. Par exemple: pour prévenir un patient qui est sur liste d’attente de la disponibilité d’un rendez-vous ou encore pour répondre à la question d’un patient.

Ces messages n’ont aucune vocation ‘commerciale’ et ne sont utilisés qu’en vue d’améliorer le service offert par les cabinets à leurs patients.

Cependant, il peut arriver qu’un centre ou une praticien souhaite envoyer un message par email ou par sms à toute ou partie de sa patientèle pour l’informer d’un changement par exemple: une nouvelle activité, un déménagement,.… Une clause de consentement spécifique est définie pour ce type de cas.

Si le cabinet/praticien l'a requis, Mikrono est aussi susceptible d'envoyer un message informant le patient de la nécessité de se faire examiner (ex: visite annuelle chez le gynécologue).

Qui a accès aux données à caractère personnel des patients

  • le praticien et éventuellement les autres membres du personnel de son cabinet (collègues, secrétaires, secrétariat externe). Ceux-ci sont tous tenus au secret professionnel et même au secret médical lorsqu’ils oeuvrent dans le domaine de la santé. C’est le praticien ou le cabinet qui décide de l’octroi d’accès à son agenda et donc aux données de ses patients. En tant que sous-traitant Mikrono ne fait que se conformer à leur demande en créant les accès requis.
  • Le patient lui-même si le praticien ou le cabinet le permet.
  • Un tiers, si le patient ou le praticien autorise un tiers à prendre rendez-vous pour quelqu’un d’autre.

Copie des données à caractère personnel des patients

Il peut arriver qu’un praticien prenne rendez-vous pour son patient chez un confrère dans un autre cabinet géré par Mikrono. Dans ce cas, une copie de la fiche patient est créée dans le 2ème cabinet. Les 2 fiches patients sont liées et le praticien ayant pris le rendez-vous a vue sur le rendez-vous qu’il vient de prendre de son patient chez son confrère.

Lorsqu’un praticien change de cabinet, il transfère les données personnelles de ses patients dans le nouveau centre. Les données peuvent se retrouver ainsi dupliquées d’un centre à l’autre.

Les données des patients peuvent également se retrouver dans des solutions externes utilisées par les cabinets/praticiens (logiciel médical,…)

Profilage

Nous ne nous livrons à aucune activité de profilage.

Toutefois, certains services tels que la prise de rendez-vous par téléphone automatisée peuvent tenir compte de l’âge du patient afin d’éviter de proposer ce service à une personne qui pourrait éprouver des difficultés à l’utiliser en raison de son âge avancé.

Consentement

Dans certaines circonstances, nous sommes tenus d’obtenir votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel. Selon le cas il pourra s’agir d’un consentement « opt-in » ou d’un consentement « soft opt-in ».

Nous vous demandons votre consentement de type ‘opt-in’ pour la réception de lettre d’information provenant de cabinet ou de praticien. C’est-à-dire la manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle le patient accepte de recevoir ce type d’informations

En ce qui concerne les notifications directement liées à vos rendez-vous, elles sont cruciales dans la qualité de la communication avec votre cabinet/praticien. Nous utilisons un ‘soft opt-in’ et vous recevrez ces messages tant que vous n’avez pas indiqué explicitement ne plus vouloir recevoir ces notifications. Vous pouvez le faire soit en vous connectant via votre compte chez votre praticien soit en le contactant ou si nécessaire en nous contactant sur info@mikrono.com

Droit des patients

Chaque cabinet a sa propre liste de patients; independante des autres cabinets. Il arrive donc fréquemment qu’une personne soit présente dans plusieurs cabinets gérés par Mikrono. Les préférences sont définies au niveau de chaque cabinet. Pour faire valoir vos droits, vous devez donc le faire votre demande au niveau de votre cabinet. Soit directement en ligne si vous disposez d’un tel accès, soit ou en contactant votre cabinet par téléphone ou par email. En cas de problème à ce niveau, vous pouvez nous contacter via l’adresse email info@mikrono.com

Les patients disposent des droits suivants:

  • Droit à l’information (art. 13 et 14 RGPD)
    Ce droit est rempli par la présente Politique de Confidentialité.
  • Droit d’accès (art. 15 RGPD)
    Les patients peuvent accéder à leur données et obtenir des informations sur les finalités du traitement.
  • Droit à la rectification (art. 16 RGPD)
    Les patients ont le droit de corriger celles qui sont inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement, droit à l’oubli numérique (art. 17 RGPD)
    Dans une série de circonstances spécifiques, les patients ont le droit de demander leur effacement et le retrait de votre base de données. Nous pouvons refuser d’accéder à cette demande d’effacement dans une série de cas précisés à l’article 17 du règlement.
  • Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD)
    Sous certaines conditions énumérées à l’article 18, le patient a le droit de demander la limitation du traitement de ses données personnelles.
  • Droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD)
    Chaque personne dont nous traitons les données personnelles a le droit de demander de les transmettre à une autre entreprise. Ces données doivent être transmises gratuitement, dans un délai d’un mois, (prolongation possible de deux mois- dans un « format structuré, couramment utilisé et sous une forme lisible de manière électronique »). Il doit nécessairement s’agir d’un traitement effectué à l’aide de procédés automatisés, fondé sur le consentement de la personne ou sur un contrat.
  • Droit d’opposition (art. 21 RGPD)
    Chaque personne dont nous traitons les données a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à leur traitement (sauf si obligation par ou en en vertu de la loi ou si c’est nécessaire à l’exécution d’un contrat). Lorsque les données à caractère personnel sont collectées à des fins de direct marketing, la personne concernée peut s'opposer, gratuitement et sans aucune justification, au traitement envisagé des données à caractère personnel la concernant.
  • Décision individuelle automatisée, y compris le profilage (art. 22 RGPD)
    Chaque personne dont vous traitez les données a le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Ce droit ne s'applique pas lorsque la décision est prise : 1) dans le cadre d'un contrat ; 2) est fondée sur une disposition prévue par ou en vertu d'une loi ; 3) est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée.

Politique d'utilisation des cookies

Vous trouverez les informations à ce sujet en cliquant le lien suivant: Politique d’utilisation des cookies

Hébergement des données

Les données sont stockées dans des centres OVH situées dans l’Union Européenne. OVH est conforme aux normes RGPD (https://www.ovh.com/fr/protection-donnees-personnelles/gdpr.xml)

Sécurité des données

Nous prenons toutes les mesures nécessaires afin de garantir la sécurité de vos données (cryptage, backup, accès limités, firewall, détection d’intrusion,…)

Visiteurs du site mikrono.com

Nous conservons les adresses ip des visiteurs de les pages visitées pour effectuer des statistiques de visite.

Nous contacter

Vous pouvez contacter Mikrono pour exercer vos droits par e-mail, accompagné d’une photocopie recto verso de la carte d’identité ou de tout autre document prouvant officiellement votre identité, à l’adresse info@mikrono.com

Nous traiterons les demandes dans les délais prévus par la loi. Sauf demande manifestement infondée ou excessive, aucun paiement ne sera exigé pour le traitement de ses demandes.

Introduire une plainte

Si vous estimez que Mikrono ne respecte pas la règlementation en la matière, vous êtes invité(e) à contacter Mikrono en priorité.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles à l’adresse suivante :
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. + 32 2 274 48 00
Fax. + 32 2 274 48 35
commission@privacycommission.be
Vous pouvez également déposer une plainte auprès du tribunal de première instance de votre domicile.

Dernière mise à jour :24 May 2018 7:14pm